1. Chức năng
Phòng Tài chính - Thiết bị là đơn vị thuộc Trường, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán, quản lý tài sản, cơ sở vật chất, thiết bị, mua sắm, sửa chữa, bảo trì và các hoạt động liên quan theo quy định của pháp luật và Quy chế của Trường.
Phòng chịu trách nhiệm tham mưu Hiệu trưởng về việc quản lý, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm và đúng quy định các nguồn tài chính, tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường.
2. Nhiệm vụ về tài chính, kế toán
- Tham mưu xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước, các nguồn thu hợp pháp và kế hoạch tài chính của Trường.
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thu, chi, thanh toán, quyết toán và công khai tài chính theo quy định.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ thanh toán; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hoàn thiện hồ sơ tài chính theo quy định.
- Theo dõi, quản lý các nguồn kinh phí; tham mưu phân bổ và sử dụng kinh phí phù hợp với dự toán được giao và quy định hiện hành.
- Tham mưu xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ và các quy định về quản lý tài chính của Trường.
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, quyết toán và các báo cáo khác theo quy định.
3. Nhiệm vụ về quản lý tài sản, cơ sở vật chất và thiết bị
- Tham mưu Hiệu trưởng quản lý thống nhất tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường và các đơn vị trực thuộc.
- Theo dõi việc tăng, giảm, điều chuyển, bàn giao, kiểm kê, thanh lý và xử lý tài sản theo quy định.
- Kiểm tra, cập nhật hồ sơ tài sản; phối hợp với các phòng, khoa và Phân hiệu trong việc quản lý, sử dụng, bảo quản tài sản được giao.
- Theo dõi tình trạng sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và thiết bị.
- Tham mưu kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất và thiết bị trên cơ sở nhu cầu của các đơn vị và khả năng nguồn lực của Trường.
4. Nhiệm vụ về mua sắm, sửa chữa
- Tiếp nhận, tổng hợp và kiểm tra hồ sơ đề nghị mua sắm, sửa chữa của các phòng, khoa, Phân hiệu và các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra hiện trạng tài sản, thiết bị; số lượng đang có; tình trạng sử dụng; khả năng sửa chữa, điều chuyển hoặc tận dụng tài sản hiện có trước khi tham mưu mua mới.
- Kiểm tra, tham mưu về nguồn kinh phí, dự toán, tiêu chuẩn, định mức, tính phù hợp với kế hoạch tài chính và trình tự, thủ tục mua sắm, sửa chữa theo quy định.
- Đối với thiết bị, tài sản chuyên ngành, phối hợp với khoa, phòng hoặc đơn vị sử dụng để xác định yêu cầu kỹ thuật, tính phù hợp với mục đích sử dụng và chương trình đào tạo.
- Tổng hợp nhu cầu, xây dựng phương án và tham mưu Hiệu trưởng xem xét, quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định.
- Tổ chức thực hiện việc mua sắm, sửa chữa sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; theo dõi tiến độ, chất lượng và hồ sơ thực hiện.
- Phối hợp với đơn vị sử dụng và tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc kiểm tra, nghiệm thu tài sản, hàng hóa, công việc sửa chữa.
- Hoàn thiện hồ sơ thanh toán, quyết toán; thực hiện ghi tăng, cập nhật hồ sơ tài sản và bàn giao tài sản cho đơn vị sử dụng theo quy định.
- Hướng dẫn các phòng, khoa, Phân hiệu và cá nhân có liên quan thực hiện đúng quy trình đề nghị mua sắm, sửa chữa, nghiệm thu, bàn giao và quản lý tài sản.
5. Về trách nhiệm trong kiểm tra đề nghị mua sắm, sửa chữa
- Phòng Tài chính - Thiết bị có trách nhiệm kiểm tra về: hiện trạng tài sản, thiết bị; số lượng tài sản hiện có; khả năng sửa chữa, điều chuyển hoặc sử dụng tài sản hiện có; nguồn kinh phí; dự toán; tiêu chuẩn, định mức; kế hoạch mua sắm, sửa chữa; trình tự, thủ tục và hồ sơ.
- Phòng Tài chính - Thiết bị không thay thế trách nhiệm của đơn vị đề xuất trong việc xác định tính cần thiết, mục đích sử dụng và yêu cầu chuyên môn của tài sản, thiết bị.
6. Quyền hạn
- Yêu cầu các phòng, khoa, Phân hiệu và cá nhân có liên quan cung cấp hồ sơ, thông tin về nhu cầu mua sắm, sửa chữa, tài sản và kinh phí.
- Yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa phù hợp quy định.
- Kiến nghị chưa thực hiện hoặc chưa trình phê duyệt đối với hồ sơ chưa đủ căn cứ, chưa xác định được nguồn kinh phí hoặc chưa bảo đảm điều kiện theo quy định.
- Báo cáo Hiệu trưởng những trường hợp có dấu hiệu lãng phí, mua sắm chưa cần thiết, trùng lặp tài sản hoặc chưa phù hợp với nhu cầu sử dụng.
- Phòng Tài chính - Thiết bị không tự quyết định thay đơn vị sử dụng về nhu cầu chuyên môn; việc quyết định mua sắm, sửa chữa thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng hoặc cấp có thẩm quyền theo quy định.
Theo dõi việc sử dụng, điều chuyển, sửa chữa, bảo trì tài sản
Thời hạn giữ chức vụ Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng cho mỗi lần bổ nhiệm là 05 năm, kể từ ngày quyết định bổ nhiệm có hiệu lực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cho thôi giữ chức vụ, điều động, luân chuyển thực hiện theo quy định của pháp luật và của cấp có thẩm quyền.